Der Einkauf fordert Angebote an und je nach Lieferantenstamm oder Projekt hat dies eine Menge Dokumente zur Folge. Das auswerten der Angebote ist aufwändig und kostet Zeit. Wie verhindern wir, das der Mitarbeiter im Einkauf ein entscheidenes Angebot übersieht und wie entlasten wir ihn in seiner Arbeit?

Variante 1 - ein Portal
Der optimale Weg. Lieferanten geben ihre ihre Offerten online ab. Sie haben keins? Sie wollen eins? Wir machen das.

Variante 2 - Mail
Papier vermeiden. Wir versuchen den Rücklauf auf auf ein Mail Postfach zu beschränken und den Informationsfluss zu lenken. Wir lassen die Angebote an eine Mailbox liefern, die das Unternehmen bereitstellt. Viele Unternehmen geben vor, welches Format sie akzeptieren. PDF bietet sich als Standard an.
Unser Tool, 10m.Mail2File, überwacht diese Mailbox(en). Es extrahiert alle Anhänge die wir akzeptieren und stellt sie der Texterkennung bereit. Mails, die Attachments enthalten, die nicht unserem erwarteten Format entsprechen, verarbeiten wir nicht.

Variante 3 - Papier
Wenn es gar nicht anders geht, nehmen wir Papier. In der Praxis ist das nach wie vor üblich. Es braucht einen Scanner, der die Dokumente in bestmöglicher Qualität digitalisiert.

Die eingehende Angebote werden gesichtet. Der Einkauf ordnet sie den Anfragen zu, prüft ihre Vollständigkeit, Preise und ob sie fristgerecht sind.
Jedes Angebot soll einer Anfrage zuverlässig zugeordnet werden. Dies kann eine Nummer sein, die eindeutig ist. Nennen wir sie Vorgangsnummer. Meist wird sie vom Bestellwesen vergeben und hat idealerweise einen festen Aufbau. Nehmen wir an, sie ist 10-stellig und beginnt mit der Zahlenfolge 201, die dem Mandanten entspricht. Zum Beispiel 201.0000.000.

Sortieren, zuordnen und bewerten der Anfragen kostet Zeit. Was können wir also tun, um die Sachbearbeiter bei dieser Tätigkeit zu entlasten?

* Den Beleg der Anfrage zuordnen.
* Den Lieferanten ermitteln.
* Positionen, Mengen und Preise analysieren.

Dazu brauchen wir das Dokument in maschinenlesbarer Form. Ist dies nicht der Fall, bereiten wir das Dokument mit OCR Technologie auf.

Bevor wir das Dokument weiter verarbeiten, prüfen wir ob es sich überhaupt um ein Angebot handelt. Klassifikation heißt das Zauberwort. Das bedeutet, wir durchsuchen den Inhalt nach bestimmten Phrasen, die es als Angebot identifizieren. Zum Beispiel nach Worten wie "Angebot", "Proposal", "Offre" oder ähnlichem.
Ist das der Fall, geht es zur nächsten Stufe, der automatischen Zuordnung zur Anfrage.
Wie zuvor erwähnt, kommt jetzt die Anfragenummer ins Spiel.
In dem übersetzten Text suchen wir nach dem Muster und finden eine Zeichenfolge, die diesem entspricht: 201.2022.001. Das ist gut, könnte aber im Prinzip aber auch etwas anderes bedeuten. Zum Beispiel eine Telefonnummer in Essen.

Wir wissen, es ist ein Angebot. Aber ist es auch gültig? Dafür muß es folgende Bedingungen erfüllen:

* Die Vorgangssnummer stammt von uns
* Wir kennen den Lieferanten

Wir durchsuchen das Dokument nach einer Zeichenfolge, die unserer Vorgangsnummer entspricht, und finden folgenden Wert: 201.2022.001.
Das Muster passt. Entspricht es auch der Anfrage?
Wir prüfen dies mit verschiedenen Techniken wie Datenbank Lookup, Rest-Schnittstellen oder Textdateien, in denen wir nachschauen ob diese Nummer existiert. Wir nutzen hierfür alle Datenquellen, die uns zur Verfügung stehen um die abzugleichen.
Finden wir in unserem System eine Vorgangsnummer, die zu unserem gefundenen Wert passt, prüfen wir, ob der Absender des Angebots mit unserem Lieferantenstamm übereinstimmt.

Auch hier nutzen wir unterschiedliche Methoden zur Lösung dieser Aufgabe. Wir vergleichen das Logo mit hinterlegten Bildern. Wir suchen nach Informationen wie Lieferantenname, Telefonnumer oder Umsatzsteuer-ID und vergleichen diese mit Daten aus dem Lieferantenstamm.
Ist das Ergebnis positiv, melden wir dem Sytem zurück, dass das Angebot des Lieferanten eingegangen ist. Sicher, zuverläassig und schnell.

Was kann man noch optimieren? Ideen gibt es viele.

* Ermitteln des Angebotspreises und Erstellen eines Rankings
* Vergleichen der Positionen und Mengen der Angebote mit der Anfrage

Systeme wie das hier beschriebene sind durchaus in der Lage fest definierbare Entscheidungen zu treffen. Angenommen das Kriterium für die Vergabe eines Auftrages wäre ausschließlich der niedrigste Preis, so könnte eine solche Installation problemlos eine entsprechende Entscheidung treffen. Allerdings birgt die komplette Entscheidungsabgabe auch das Risiko, dass das System, zum Beispiel bei falsch ausgelesenem, aber als vermeintlich richtig erkanntem Einkaufspreis, eine Bestellung von 4,5 Milliarden Stecknadeln zum Preis von 4,00€/Stck auslöst.
Den entscheidenden Klick sollte immer ein Mensch setzen. Dies gilt umso mehr, wenn es statt um Waren um Menschen geht.
Bewerbungsverfahren könnten auf sehr ähnliche Art kanalisiert und automatisiert werden. Auch in diesem Fall hilft der Computer in Sachen Effizienz, aber darf er bereits eine Vorauswahl an Bewerbern treffen? Hinsichtlich Herkunft, Religion oder Geschlecht als Kriterien kann dies leicht realisiert werden, ist aber moralisch unvertretbar. Noch dazu würden hier rein logisch getroffen Entscheidungen reihenweise perfekt geeignete Kandidaten durch das Raster fallen lassen.
An dieser Stelle, quasi als Fazit sei vermerkt, das es ist wie überall wo Maschinen Aufgaben übernehmen. Sie sollen machen was sie schneller, effektiver und zuverlässiger können als Menschen. Entscheidungen jedoch beruhen auf nicht oder nur teilweise vermittelbaren Emotionen und Erfahrungen, das viel gerühmte Bauchgefühl eben. Das macht den Menschen zum letzten Glied der Kette.

Für uns gibt es für diese Art Anforderung nicht ein Produkt, sondern eine Menge Lösungen, die wir nach Bedarf und Anforderung einsetzen oder kombinieren.
Unser Partnerprodukt develop.d3 bietet von Hause aus sehr gute Funktionalität. Die Umsetzung kann aber auch auf Basis der Kofax Transformation Plattfom oder auf Cloud basierten Rest-Servies wie Amazon Textract oder Azure cognitive services erfolgen.